Zásady zpracování a ochrany osobních údajů (GDPR)

Osobní údaje jsou údaje potřebné k Vaší jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci v rozsahu vyžadovaném právními předpisy a údaje umožňující kontakt s Vámi. Naše společnost zpracovává tyto osobní údaje:

Identifikační údaje, kterými se rozumí zejména Vaše jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa trvalého bydliště, státní občanství, a u podnikajících fyzických osob IČO, DIČ a místo podnikání.

Kontaktní údaje, kterými se rozumí zejména Vámi uvedená kontaktní (korespondenční) adresa, číslo telefonu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace.

Údaje pro vyhodnocení a poskytnutí služby, kterými se rozumí informace o Vašich potřebách a požadavcích a údaje nezbytné pro poskytnutí konkrétní služby patentového zástupce (zejména údaje o předmětu průmyslového práva a údaje původce či přihlašovatele).

Údaje o využívání služeb, kterými se rozumí zejména údaje o sjednání a využívání našich služeb a údaje obsažené v klientském spisu.

Jiné údaje, rozumí se zejména informace získané ze záznamů z našich jednání, informace ze záznamů telefonických hovorů nebo jiné interakce mezi Vámi a naší společností, informace z internetového prohlížeče, který používáte (včetně cookies).

Naše společnost v současné době nezpracovává žádné biometrické údaje, kterými se rozumí údaje vyplývající z konkrétního technického zpracování týkající se fyzických či fyziologických znaků nebo znaků chování Vaší osoby, které umožňují nebo potvrzují Vaši jedinečnou identifikaci.

K identifikačním a kontaktním údajům, údajům pro vyhodnocení a poskytnutí služby, údajům o využívání služeb a jiným údajům klientů mohou být přiřazovány identifikační údaje jiných osob, např. jiné fyzické osoby zastupující klienta na základě zákona nebo plné moci, původců vynálezů a průmyslových vzorů, příp. protistran.

Vaše osobní údaje zpracovává naše společnost obvykle jako správce, kdy sami rozhodujeme o rozsahu a způsobu zpracování osobních údajů. V některých případech jsme však v pozici zpracovatele osobních údajů, který údaje zpracovává podle pokynů jiného subjektu.

V rámci níže specifikovaných činností zpracováváme Vaše osobní údaje pro různé účely a v různém rozsahu, a to na základě některého z následujících právních titulů podle čl. 6 GDPR:

• plnění smlouvy o poskytování služeb patentového zástupce a kroky učiněné před jejím uzavřením na Vaši žádost [čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR];
• plnění právních povinností, které se na nás vztahují, zejména podle zákona o patentových zástupcích a daňových a účetních předpisů [čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR];
• náš oprávněný zájem, zejména ochrana a uplatnění právních nároků, řádný výkon činnosti patentového zástupce a vnitřní evidence [čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR];
• Váš souhlas, a to pouze pro vymezené účely, pro které jiný právní titul nepostačuje (typicky pro marketingové a obchodní účely) [čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR].

Poskytnutí identifikačních a kontaktních údajů, údajů pro vyhodnocení a poskytnutí služby a údajů o využívání služeb je zcela dobrovolné, může však být podmínkou pro uzavření smlouvy o poskytnutí služeb a pro řádné poskytnutí těchto služeb. Bez souhlasu se obejde zpracování založené na ostatních výše uvedených právních titulech.

Osobní údaje můžeme získat:

• Přímo od Vás při jednání o uzavření smlouvy o poskytnutí služeb, v průběhu trvání dané smlouvy či služby a v rámci jakéhokoliv kontaktu s Vámi zejména ve vztahu k poskytování dané služby.
• Z veřejně přístupných rejstříků, seznamů a evidencí (např. veřejný rejstřík, živnostenský rejstřík, rejstříky a databáze průmyslových práv vedené Úřadem průmyslového vlastnictví, EUIPO, EPO a WIPO, katastr nemovitostí apod.).
• Z veřejných zdrojů (včetně informací ze sociálních sítí a internetu).
• Od jiných osob s Vaším výslovným souhlasem, pokud je to nezbytné pro plnění závazků ze smlouvy či poskytovaných služeb.
• Od dalších subjektů, stanoví-li tak zvláštní právní předpis.

Účely, k nimž zpracováváme a využíváme osobní údaje, mohou být následující:

• Účely v rámci hlavní činnosti naší společnosti spočívající v poskytování služeb patentového zástupce, tj. odborné pomoci fyzickým a právnickým osobám ve věcech průmyslového vlastnictví (zejména zastupování v řízeních o patentech, ochranných známkách, průmyslových a užitných vzorech před Úřadem průmyslového vlastnictví, EUIPO, EPO a WIPO a obstarávání a zprostředkování těchto služeb).
• Plnění zákonných povinností vyplývajících ze zvláštních předpisů (zákon o patentových zástupcích, GDPR, zákon o zpracování osobních údajů, daňové a účetní předpisy apod.).
• Účely vnitřní potřeby, zejména ochrana našich práv a právem chráněných zájmů, provádění analýz a vyhodnocování možných rizik, sledování kvality služeb a spokojenosti klientů a optimalizace poskytovaných služeb.

Naše společnost stanovuje vymezené účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďujeme, určuje prostředky zpracování a odpovídá za jeho řádné provedení.

Vaše osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou pro naplnění výše uvedených účelů a dále po dobu, kterou nám ukládají právní předpisy a stavovské předpisy Komory patentových zástupců ČR, předpisy o vedení účetnictví a daňové předpisy, jakož i po dobu trvání příslušných promlčecích lhůt pro účely ochrany našich právních nároků. To, zda můžete proti danému zpracování vznést námitku nebo odvolat souhlas, závisí na konkrétním právním titulu zpracování.

Naše společnost zpracovává identifikační a kontaktní údaje zástupců právnických osob, zákonných zástupců a jiných osob oprávněných zastupovat klienta, jakož i údaje původců vynálezů, průmyslových vzorů a dalších předmětů průmyslového práva, protistran a dalších osob, je-li to nezbytné pro poskytnutí služby. Toto zpracování provádíme na základě svého oprávněného zájmu, a to bez jejich souhlasu pro účely poskytnutí služby a uzavření či plnění smlouvy, dále pak z důvodu ochrany právních nároků naší společnosti a předcházení vzniku škod.

V odůvodněných případech zpracováváme osobní údaje třetích osob též za účelem splnění právních povinností, které se na nás vztahují, a pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Vaše osobní údaje jsou pod fyzickou, elektronickou a procedurální kontrolou a naše společnost disponuje kontrolními, technickými a bezpečnostními mechanismy zajišťujícími ochranu zpracovávaných osobních údajů před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením, jakož i před jiným možným zneužitím. Údaje, které nám sdělíte v souvislosti s poskytováním služeb patentového zástupce, jsou navíc chráněny zákonnou povinností mlčenlivosti patentového zástupce podle zákona o patentových zástupcích.

Při poskytování osobních údajů třetím osobám vždy dbáme zákonné povinnosti mlčenlivosti patentového zástupce. Vaše osobní údaje poskytujeme zejména:

• Úřadu průmyslového vlastnictví, Úřadu Evropské unie pro duševní vlastnictví (EUIPO), Evropskému patentovému úřadu (EPO), Světové organizaci duševního vlastnictví (WIPO) a obdobným zahraničním úřadům, je-li to nezbytné pro poskytnutí služby a vyřízení Vaší věci.
• Zahraničním spolupracujícím zástupcům (zejména patentovým a známkovým zástupcům a advokátům v zahraničí), je-li to nezbytné pro zastupování ve věci v příslušné zemi.
• Subjektům, u kterých poskytnutí osobních údajů ukládá právní předpis (např. orgány veřejné moci, soudy apod.).
• Dalším subjektům, pokud je to nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů naší společnosti nebo klienta (např. soudy, advokáti apod.); rozsah poskytnutých osobních údajů je omezen na údaje nezbytné pro úspěšné uplatnění nároku.
• Specializovaným externím subjektům, které pro naši společnost provádějí zpracování na základě příslušné smlouvy o zpracování osobních údajů jako zpracovatel. Mezi zpracovatele patří nebo mohou patřit zejména poskytovatelé a správci informačních systémů a poskytovatelé daňového a účetního poradenství. Při výběru zpracovatele dbáme na technické a organizační zabezpečení ochrany předávaných osobních údajů.
• Se souhlasem klienta nebo na jeho příkaz mohou být osobní údaje poskytnuty i dalším subjektům. Vaše osobní údaje může naše společnost předávat také dalším subjektům, které se nachází v roli správce.

V souvislosti se zastupováním ve věcech průmyslových práv v zahraničí může docházet k předání Vašich osobních údajů do třetích zemí mimo Evropský hospodářský prostor (zejména zahraničním úřadům průmyslového vlastnictví a spolupracujícím zástupcům). Takové předání provádíme pouze v rozsahu nezbytném pro splnění smlouvy, tj. zejména na základě čl. 49 odst. 1 písm. b) GDPR, popřípadě při zajištění vhodných záruk podle čl. 46 GDPR.

Tam, kde zpracování Vašich osobních údajů stojí na Vašem souhlasu (zejména pro marketingové a obchodní účely), je pouze na Vašem svobodném rozhodnutí, zda souhlas v navrženém rozsahu poskytnete, či zda jej případně omezíte nebo neposkytnete. Souhlas můžete kdykoli bezplatně odvolat. Naopak zpracování, které je založeno na plnění smlouvy, plnění právních povinností nebo na našem oprávněném zájmu, se bez souhlasu obejde a Vaše rozhodnutí o souhlasu se na ně nevztahuje.

V průběhu smluvního vztahu či v průběhu využívání některé z našich služeb nám můžete písemně oznámit, že rozsah souhlasu upravujete či měníte nebo že souhlas odvoláváte. Rozsahem poskytnutého souhlasu je naše společnost vázána a plně ho respektuje.

Odvolání souhlasu může u některých služeb či produktů vést k zániku takové služby, je-li souhlas pro jejich poskytnutí nezbytný. O této skutečnosti Vás v takovém případě budeme včas informovat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

Právo na přístup (čl. 15 GDPR) – Máte právo získat od nás potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou námi zpracovávány, a pokud je tomu tak, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům a k následujícím informacím:

• účely zpracování osobních údajů;
• kategorie dotčených osobních údajů (jaké údaje o Vás zpracováváme);
• plánovaná doba, po kterou budou Vaše osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby;
• existence práva požadovat od nás opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se Vás nebo omezení jejich zpracování anebo vznést námitku proti tomuto zpracování;
• právo podat stížnost u dozorového úřadu;
• veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od Vás;
• skutečnost, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, uvedenému v čl. 22 odst. 1 a 4 GDPR, a přinejmenším v těchto případech smysluplné informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro Vás.

Právo na opravu (čl. 16 GDPR) – Pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje, které zpracováváme, jsou s ohledem na účel jejich zpracování nepřesné, můžete se na nás obrátit s žádostí o vysvětlení nebo s žádostí o odstranění tohoto stavu (např. blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidace osobních údajů). Vaši žádost budeme bezodkladně řešit. Se svou žádostí se můžete rovněž obrátit na dozorový úřad.

Právo na výmaz (čl. 17 GDPR) – V některých případech máte právo na to, abychom bez zbytečného odkladu Vaše osobní údaje vymazali. Jde o následující případy:

• Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
• odvoláte souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
• vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo vznesete námitky proti zpracování podle čl. 21 odst. 2 GDPR;
• Vaše osobní údaje byly zpracovány protiprávně (zpracování přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy).

I když však půjde o jeden z výše uvedených důvodů, právo na výmaz se neuplatní v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro:

• splnění právní povinnosti naší společnosti;
• účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely; nebo
• určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.

Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR) – V některých případech máte právo, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů. Jedná se o případ, kdy:

• popřete přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost Vašich osobních údajů ověřit;
• zpracování je protiprávní a Vy odmítnete výmaz osobních údajů a budete místo toho žádat o omezení jejich použití;
• naše společnost již Vaše osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
• vznesete námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 GDPR, dokud nebude ověřeno, zda naše oprávněné důvody převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.

Právo na přenositelnost (čl. 20 GDPR) – Máte právo získat osobní údaje, které se Vás týkají, jež jste nám poskytl/a, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, a to v případě, že zpracování je založeno na souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR nebo na smlouvě podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR nebo čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR a zároveň se zpracování provádí automatizovaně v námi spravovaných elektronických databázích. Touto formou Vám tedy nemůžeme přenést vždy a za všech okolností všechny údaje, které jste vyplnil/a ve formulářích (například Váš vlastnoruční podpis).

Při výkonu svého práva na přenositelnost údajů máte právo na to, aby Vaše osobní údaje byly předány přímo druhému správci, je-li to technicky proveditelné. Výkonem práva na přenositelnost není dotčeno právo na výmaz podle čl. 17 GDPR. Právem na přenositelnost nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR) – Máte právo z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají, na základě čl. 6 odst. 1 písm. e) nebo f) GDPR. Naše společnost osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

V případě jakýchkoliv dotazů ohledně zpracování osobních údajů, stížností a žádostí týkajících se zpracování a ochrany osobních údajů se na nás obracejte písemně na adrese sídla nebo na e-mailu patmag@patentservis.com.

Vaši žádost vyřídíme nebo Vám poskytneme informace o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu, nejdéle do jednoho měsíce od obdržení Vaší žádosti. Jestliže podáte žádost v elektronické formě, poskytneme informace v elektronické formě, je-li to možné, pokud nepožádáte o jiný způsob.

Poskytování informací a vyřizování žádostí týkajících se práva na ochranu osobních údajů provádíme bezplatně; jsou-li žádosti zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, můžeme buď uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení, nebo s učiněním požadovaných úkonů, nebo odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti fyzické osoby, která podává žádost podle článků 15 až 21 GDPR, můžeme požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení totožnosti této osoby.

Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail: posta@uoou.cz, ID datové schránky: qkbaa2n, web: www.uoou.gov.cz.